Erweiterungsmodule

mobileServiceManager / mobileFleetManager

Vorwort:

Die unten aufgeführten optionalen Softwaremodule erweitern die bereits bestehenden und umfangreichen Funktionen des mobileFleet- / ServiceManagers. Mit Hilfe dieser Module, lassen sich eine Vielzahl kundenspezifischer Einsatzszenarien abbilden. Für welchen Einsatzzweck die einzelnen Module genutzt werden können, hängt sowohl von der verwendeten Hardware (Festeinbau, mobiles Endgerät) als auch von der Funktionalität des Endgerätes (Barcode-Scanner, Kamera usw.) ab. Durch den Einsatz von Peripheriegeräten wie Drucker, Scanner, Kartenleser sowie dem dazugehörigen Softwaremodul, kann der jeweilige Einsatzzweck noch erweiterte werden. Eine Auswahl verschiedener Endgeräte finden Sie auf unserem aktuellen Hardwarebarometer.

Nächstensuche:

Sofort den Wagen mit der kürzesten Leerfahrt finden.

Mit der Nächstensuche sehen Sie nicht nur auf einen Blick, wo sich Ihre Fahrzeuge befinden, sondern erhalten auch detaillierte Informationen darüber, welche Fahrten, Aufträge, Strecken und Ziele jedes Fahrzeug noch vor sich hat. Somit finden Sie das optimal einsetzbare Fahrzeug. Dies ergibt geringste Wartezeiten, kürzeste Leerfahrten und die geringsten Kosten für Sie.

Wartungsaufträge:

Online offene Serviceaufträge abrufen,

Dieses Modul ist in erster Linie für Service-Mitarbeiter sehr nützlich, wenn zum Beispiel Leerzeiten zwischen zwei Aufträge vorhanden sind Hiermit können Sie anstehende Auftragsarten, wie Wartungsaufträge, Serviceaufträge (frei konfigurierbar) vor Ort am Mobilen Gerät abrufen. Die abzurufende Auftragsart wird im Portal definiert und der Außenmitarbeiter kann diese nach einen selbst definierte Umkreissuche an seinem Standort (Km um Standort) oder nach Postleitzahl abfragen und mögliche Aufträge selbst übernehmen. Dies erzielt ein effizienten Arbeitsplan, geringeren Aufwand in der Verwaltung und Disposition der Aufträge, somit auch geringere Kosten für Anfahrten.

Brückenverwaltung:

Zustand und Standort von Brücken, Mulden verwalten.

Die Brückenverwaltung (Koffermanagement) erzeugt einen umfangreichen Report/Auswertung über die Zustände (evtl. Beschädigungen) und Standorte von Brücken, oder Mulden, die auch Auftragsunabhängig aufgenommen oder abgestellt werden. Der Fahrzeugführer trägt nach Sichtprüfung den Zustand und die jeweilige ID-Nummer ein. Im Unternehmen ist eine umfangreiche Auswertung die komplette Auskunft über Ihre Wechselbrücken oder Mulden erteilt. Das spart erhebliche Zeit in der Verwaltung von dem Unternehmensinventar ein, darüber hinaus ist sichergestellt das zu mögliche Aufträge das richtige und vor allem einwandfreie Inventar zur Verfügung steht.

Auftragsbezahlung:

Verwaltung vom Zahlungsverkehr Ihrer Kunden über Ihre Mitarbeiter.

Mit dem „Kassenmodul“ wird der gesamte Zahlungsverkehr ihrer Außendienstmitarbeiter, Montageteams oder Fahrzeugführer verwaltet, die Zahlungsverkehr mit Ihren Kunden durchführen. Ob nun Barzahlungen, Einzugsverfahren, Gutscheinverwaltung usw. . Alle Einnahmen werden Auftragsbezogen, Mitarbeiterbezogen, Fahrzeugbezogen oder als gesamte Liste/Auswertung mit Beträgen und Unterschrift dargestellt. Quittungen und Lieferscheine können optional vor Ort gedruckt werden, hierfür können auch „Textbausteine“ für die eigenen AGB’s, Informationen oder gar eigene Werbung auf den Belegen hinterlegt werden. Optional ist auch das Lesen einer EC-Karte, für die schnelle Erfassung von Bankdaten im Einzugsverfahren möglich. Auch der Außendienstmitarbeiter hat eine Gesamtübersicht seiner Einnahmen, somit spart das Modul eine erhebliche Zeit der abzurechenden Kasse ein, darüber hinaus sehen die verantwortlichen im Unternehmen in Realtime den gesamten Zahlungsverkehr und können auf evtl. Unregelmäßigkeiten oder auf bestimmte Situationen sofort reagieren.

Fotomodul

mit Schadensbericht, Zustände vor Ort dokumentieren.

Mit dem Fotomodul auf der mobilen Einheit ist der Mitarbeiter jederzeit in der Lage, evt. Auftretende Transportschäden schriftlich und zusätzlich mit Fotos zu dokumentieren. Die Fotos von Transportschäden (max. 5 Fotos pro Schaden) werden direkt von der mobilen Einheit per GPRS in die Firmenzentrale übermittelt. Informationen und Fotos zum Transportschaden (wie Lackschäden oder Karton beschädigt usw.) können im Schadensbericht ausgedruckt werden und stehen dem Disponenten zur weiteren Verarbeitung zur Verfügung. Darüber hinaus können auch Auftrags-unabhängig über die Funktion von Nachrichten senden Fotos erstellt und in das Unternehmen gesendet werden. (Sofortlöser) Der Disponent ist jederzeit über Unregelmäßigkeiten informiert und kann schnell weitere Schritte wie z. B eine. Ersatzbeschaffung einleiten

Drucken von „Begleitpapieren“:

Dokumente jeglicher Art, vor Ort drucken.

Das Modul „Drucken von Begleitpapiere“ dient dazu, vom Fahrzeugführer vor Ort, Dokumente jeglicher Art wie: Fremdlieferscheine/ Frachtbriefe, Durchfahrtsgenehmigungen, Begleitpapiere CMR’s Gewichtsbestätigungen, Zollpapiere usw. aus dem Unternehmen direkt im Fahrzeug vor Ort zu drucken. Die Dokumente werden über eine einer im mO- Portal definierte Email-Adresse als Anlage abgerufen. Da jedes Unternehmen gemäß seines „Corporate Identity“ eigene Dokumente hat, kann mit diesem Modul ohne Layout- Anpassung sofort die benötigten Dokumente vor Ort gedruckt werden und sind unabhängig von den jeweiligen Fahraufträgen. Dokumente jeglicher Art können somit Zeitnah vor Ort gedruckt werden. Wichtige Dokumente für eine Auftragsabwicklung sind sofort verfügbar, lassen sich sofort verarbeiten und gehen nicht verloren. Somit kann auch die Auftragsabwicklung sofort abgeschlossen werden und das Unternehmen muss nicht warten bis Begleitdokumente vorliegen. Die Corporate Identity von Unternehmen und Kunden bleibt durch das senden und drucken des originalen Layout gewahrt.

Auftragsdrucken:

Frachtbrief- oder Lieferscheindruck aus Auftragsliste oder aktivem Auftrag.

Mit dem Modul „Drucken“ ist der Fahrzeugführer in der Lage, explizit Frachtbriefe oder Lieferscheine aus dem laufenden Auftrag oder aus der Auftragsliste vor Ort zu drucken. Hierbei werden Informationen z.B. soll /ist-Menge oder aus der „Mobilen Artikelliste“ hinzugefügte Positionen vervollständigt, oder gar mit Auftragsbezogenen Zusatzinformationen ergänzt. Der Fracht/Lieferschein entspricht den „Look and Feel“ des Unternehmen (Layout-Anpassung) Der Empfangskunde hat seine gewohnten Dokumente, jedoch müssen diese nicht erst im Unternehmen geholt oder handschriftlich vor Ort erstellt/gefüllt werden. Somit kann Auftragsbezogen jeder Auftrag vor Ort gedruckt werden und spart einen erheblichen Verwaltungsaufwand zum Nachsenden von Dokumenten.

Scannen von Dokumenten am Fleet PC

Das Modul „Dokumente scannen“ dient dazu, vom Fahrzeugführer vor Ort Dokumente jeglicher Art wie: Fremdlieferscheine/ Frachtbriefe, Durchfahrtsgenehmigungen, Begleitpapiere CRM’s Gewichts-bestätigungen, Zollpapiere usw. aus den Fahrzeug in das Unternehmen an einer im  mO- Portal definierten Email-Adresse zu senden. Diese Dokumente können dann im Unternehmen weiter-verarbeitet werden. (archivieren, da das Dokument unterschrieben wurde, Weiterverarbeitung/ vervollständigen von CRM’s oder Begleitpapiere usw. Dokumente jeglicher Art können somit Zeitnah in das Unternehmen gesendet werden. Wichtige Dokumente für eine Auftragsabwicklung sind sofort verfügbar, lassen sich sofort verarbeiten und gehen nicht verloren. Somit kann auch die Auftrags-abwicklung sofort abgeschlossen werden und das Unternehmen muss nicht warten bis Begleitdokumente vorliegen.

FMS:

Online-Informationen über Fahrzeugdaten.

Das FMS-Modul liefert die wesentlichen Fahrzeugdaten aus dem LKW über FMS-Schnittstelle, um den Fahrzeugeinsatz zu optimieren und den Transportprozess transparenter zu machen. Zahlreiche Reports und Auswertungen zeigen auf Knopfdruck mögliches Verbesserungspotential in der Fahrweise des Fahrers auf.  Jeder Benutzer kann auf vordefinierte Reports zurückgreifen oder sich nach seinen Bedürfnissen eigene Reports einfach und schnell je nach Anwendungsfall selbst erstellen. Individuelle Report ermöglichen unterschiedliche Betrachtungsweisen des Fahrverhaltens. Die Fleet-Management-Schnittstelle (FMS) ermöglicht, Telematikdaten von Nutzfahrzeugen verschiedenster Hersteller abzufragen und auszuwerten. Dies gilt u. a. für Hersteller wie Mercedes-Benz, MAN, Scania, Volvo, DAF Trucks und IVECO. Die Disponenten sehen mit einem Blick die aktuellen Fahrzeug- und Telematikdaten jedes Fahrzeugs. Die Daten werden online an das Internetportal übermittelt und übersichtlich ausgewertet. Diese Auswertungen geben objektiv Auskunft darüber, wie sparsam, materialschonend und ergonomisch das Fahrzeug durch den Fahrer bewegt wird. Somit können Einsatzzweck, Belastung und Fahrweise jedes Fahrzeugs optimiert werden.

Auslesen der Fahrerkarte:

Daten der Fahrerkarte online übertragen

Das Modul zum Auslesen der Daten von der Fahrerkarte überträgt die originalen Daten online aus dem Fahrzeug in die Firmenzentrale. Dies umfasst alle Daten (u. a. Lenken, Arbeit, Arbeitsbereitschaft usw.), die der digitale Fahrtenschreiber auf der Fahrerkarte speichert. Nach dem Auslesen der Daten von der Fahrerkarte werden diese entweder per E-Mail oder per Webdienst an Ihre vorhandene Fahrerkarten-Archivierungslösung übermittelt. Die Fahrer können Ihre Fahrerkarte beliebig oft auslesen und übertragen. Bequem und unkompliziert kann der Fahrer die Daten seiner Fahrerkarte sogar täglich an die Firmenzentrale übermitteln. Diese Transparenz hilft dem Disponenten bei seiner täglichen Arbeit und der weiteren Disposition der Fahrzeuge. Erkennt der Disponent Unregelmäßig-keiten oder sogar Verstöße, kann er sofort reagieren und Kontakt mit dem Fahrer aufnehmen. Die Fahrzeugführer müssen dazu weder in die Firmenzentrale kommen noch bestimmte Raststätten o. Ä. anfahren. Alle Angaben sind unverbindlich und stellen

Lenk- und Ruhezeiten:

Lenk- und Ruhezeiten per GPRS-Datenübermittlung

Das Modul zur Lenk- und Ruhezeitenüberwachung hilft jedem Disponenten bei seiner täglichen Tourenplanung. Aktuelle Lenk- oder Arbeitszeiten der Fahrer werden regelmäßig online aus den Fahrzeugen in die Firmenzentrale übermittelt. Überschreitet ein Fahrer die Lenkzeit, wird diese dem Disponenten angezeigt. Der Disponent sieht auf einen Blick die zeitliche Situation der Fahrer. Durch aktives Handeln kann der Disponent zur Einhaltung der Lenk- und Ruhezeitenverordnung beitragen. Die Auswertung der Lenk- und Ruhezeiten werden mit einem Verbindungskabel von digitalem Tachographen abgegriffen. Diese Daten haben im Gegensatz zu den Daten des digitalen Tachos eine rein informelle Bedeutung. Sie dienen allein dem Disponenten als Hilfestellung bei seiner täglichen Arbeit. Ihre Disponenten sehen mit einem Blick alle aktuellen Lenk– Arbeits– und Ruhezeiten aller Mitarbeiter/Fahrer.

Kühldaten:

Lückenlose Kühlkette, Auftragsbezogen nachweisen.

Das Modul „Kühldaten“ stellt mittels einer Schnittstelle eine Verknüpfung zwischen dem mobile Fleet/ServiceManager und dem Webportal von Idem (trailerinfo.eu) her. Die Hardwarekomponenten (Blackbox, inkl. Temperaturfühler), die am Kühlgerät verbaut werden und mit dem Datenlogger vom Kühlaggregat kommunizieren, werden von der Firma Idem, aus München geliefert. Die TControl1-Hardware (ohne GPS-Ortung) ist an der Kühlmaschine mit dem Datenlogger verbunden. Das Hardwaremodul greift die Kühldaten mittels verbauter Sensoren in der jeweiligen Kühlkammer ab und überträgt diese in das Idem Kühldatenportal auf www.trailerinfo.eu. Bei dieser Situation gibt es noch keine Verknüpfung zum ausgeführten Fahrauftrag. Dies soll im Einzelnen heißen, dass die Kühlkette im gesamten Zeitraum aufgezeichnet und als Temperaturverlauf im Kühldatenportal angezeigt wird. Diese Situation ist ein Abbild vom Temperaturlogger der sich an der Kühlmaschine befindet. In Verbindung mit dem mobileServiceManager können wir die Temperaturverläufe für den Zeitraum des Transportes Auftragsbezogen darstellen. D. h. ab dem Zeitpunkt, wo die Ware auf dem LKW/Anhänger verladen wurde und die Gefahr auf das Transportunternehmen, bzw. auf dem Fahrer / Transporteur übergeht bis zu dem Zeitpunkt, wo die Ware das Transportmittel (LKW/Anhänger) wieder verlässt (Rampe Kunde oder Zwischenlager) ist der Nachweis über den Kühlkettenverlauf abzuliefern. Egal wie viele Stopps in der Tour zuvor enthalten sind. Somit ist eine Verknüpfung zum eigentlichen Fahrauftrag und darüber hinaus Positionsbezogen (evtl. zwei Kühlaggregate mit verteilter Ware und verschiedene Lieferadressen) sichergestellt. Der Endkunde bekommt nur für den Zeitraum des Transportes seiner Ware den Temperaturverlauf angezeigt und nicht noch für den Zeitraum entweder vor oder nach dem eigentlichen Transport. Denn die Nachweispflicht auf Einhaltung der Kühlkette während des Transportes liegt beim Spediteur und muss Eindeutig belegt werden. Manche Spediteure sehen diesen Dienst als Service für Ihre Endkunden und andere Spediteure werden von Herstellern/ Endkunden dazu verpflichtet diesen Verlauf lückenlos nachzuweisen und zu dokumentieren.

Lademitteltausch

Das Softwaremodul „Lademitteltausch“ erlaubt eine elektronische Erfassung und Verwaltung der unterschiedlichsten Lademittel. Innerhalb des Moduls hat der Disponent die Möglichkeit, die für sein Unternehmen relevanten Lademittel wie z. B. Gitterboxen,  Euro-Palette, Düsseldorfer Palette uvm. zu erstellen und bildlich zu hinterlegen. Der Fahrzeugführer kann somit direkt nach Auslieferung seiner Ware festhalten, wie viele Paletten entladen wurden und welche Anzahl an Paletten er dafür erhalten hat. Zusätzlich dazu, lässt sich der Zustand der erhaltenen Lademittel durch den Fahrer bewerten. An dieser Stelle stehen dem Fahrer verschiedene Auswahlfelder (Freitext, Auswahllisten, Ja/Nein-Abfragen) zur Dokumentation zur Verfügung. Diese erlauben es  dem Fahrer kurze Bemerkungen wie z. B. Palette gebrochen oder Gitterbox leicht verbogen selbständig zu verfassen und darüber zu entscheiden, ob eine weitere Verwendung des Lademittels noch möglich ist. Um die zuvor gemachten Angaben zu bestätigen, müssen sowohl der Fahrer als auch der Lademeister eine digitale Unterschrift leisten. Nach Abschluss dieses Vorgangs wird für den soeben unterschriebenen Lademitteltausch eine PDF-Datei erzeugt und an den bereits vorhandenen Vorgang im Portal angehängt. Insofern weiß der Disponent immer wie viele Einheiten eines Lademittels bei welchem Auftrag getauscht wurden und welche Personen daran beteiligt waren.

Abfahrtskontrolle

Die Durchführung der Abfahrtskontrolle ist innerhalb Deutschlands vor Fahrtbeginn gesetzlich vorgeschrieben. Auf dieser Grundlage setzt das zuschaltbare Modul „Abfahrtskontrolle“ auf.   
Der Unternehmer hat die Möglichkeit spezifische an die Fahrzeuge des Fuhrparks angepasste Checklisten zu definieren. Er kann sowohl den Umfang als auch die entsprechenden Fragen und Antworten, die durch den Fahrer abgearbeitet werden müssen, frei definieren. Die von den Fahrern auf den mobilen Endgeräten (Client) ausgefüllten Abfahrtskontrollen werden an das Webportal übergeben und in einer übersichtlichen Auswertung dargestellt. Kritische Mängelberichte oder negativ beantwortete Fragen werden dabei besonders hervorgehoben. Falls bei der Durchführung der Abfahrtskontrolle gravierende Mängel festgestellt werden (z. B. Fremdkörper im Reifen), bekommt der Fahrer sogenannte „Verkehrsrelevante Anweisungen“. Diese werden zuvor vom Disponenten festgelegt. In diesem Fall könnte die Anweisung lauten: „Weiterfahrt untersagt! Bitte Reifen wechseln“. Zur besseren Archivierung ist ein Export in das Adobe™ PDF-Format möglich. Die vom Fahrer durchgeführte Abfahrtskontrolle, findet durch den Einsatz des Moduls komplett papierlos statt. Der Fahrer arbeitet dabei Schritt für Schritt die vordefinierte Checkliste ab. Bei Abschluss bestätigt er alle gemachten Angaben mit seiner persönlichen Unterschrift.